Handelsfaktura och packlista av gods

Vid internationell frakt är det viktigt att hantera dokument som handelsfakturor och packlistor när man skickar eller tar emot gods, oavsett om det är inom eller utanför Europeiska unionen.

En handelsfaktura (även kallat kommersiell faktura) är som en inköpslista för skickade saker, där det framgår vad som finns inuti, hur mycket det kostar och vem som skickar och tar emot det. En packlista är däremot en annan lista som talar om varorna, t.ex. hur många de är, hur tunga de är och hur de är packade. Handelsfakturan handlar om pengar och affärer, medan packlistan handlar mer om föremålen och hur de är förpackade. Båda dokumenten ska helst vara på engelska, så att alla parter i hela världen kan förstå dokumentet.

Handelsfaktura

Det är ett dokument som innehåller information om en sändning, vanligtvis upprättat av säljaren (exportören) och med uppgifter om de föremål som sänds, deras värde och försäljningsvillkoren. Handelsfakturan har flera viktiga syften:

• Tullklarering: Tullverket använder den för att bedöma tullar, skatter och avgifter, vilket säkerställer korrekt klassificering och värdering.
• Verifiering av betalning: Köparen använder fakturan för att bekräfta kostnader, göra betalningar och förstå försäljningsvillkoren, inklusive betalningsmetod och valuta.
• Frakt och logistik: Innehåller information för logistikföretag, inklusive information om köpare/säljare, artikelbeskrivningar, kvantitet, vikt och förpackning.

De viktigaste delarna i en handelsfaktura är följande:

• Datum och fakturanummer: Datum för utfärdande och ett unikt fakturanummer för referens.
• Information om säljare och köpare: Namn, adress och kontaktuppgifter till säljare och köpare.
• Beskrivning av varorna: En detaljerad beskrivning av varorna som ska levereras, inklusive kvantitet, enhetspris och totalt värde.
• Villkor för försäljning: Detaljer om de överenskomna villkoren mellan köparen och säljaren, t.ex. incoterm (villkor som anger köparens och säljarens ansvar vid transport av varor).
• Betalningsvillkor: Information om hur och när betalning förväntas.
• Fraktuppgifter: Information om transportmetod, leveransdatum och destination.

Packlista

En packlista, som följer med försändelsen och vanligtvis åtföljs av handelsfakturan, utgör ett viktigt dokument inom transportprocessen. Det är av betydelse att understryka att trots att packlistan utgör en integrerad del av transportdokumentationen, så är den faktiskt ett separat dokument från handelsfakturan.

Den visar alla artiklar i försändelsen och har flera viktiga syften:

• Tull: tulldeklaranter använder den för att kontrollera om de skickade artiklarna stämmer överens med vad som anges på handelsfakturan, vilket gör att tullhanteringen går smidigt.
• Frakt och hantering: Här kan man se hur varorna är packade, t.ex. hur många de är, hur tunga de är och vad som står på utsidan av lådorna. Detta underlättar vid leverans och mottagande av varorna.
• Kontrollera vad som finns där: Både säljaren och köparen använder detta för att se till att allt som beställts finns med i leveransen. Det hjälper dem att hålla reda på varorna och meddela om något saknas.

De viktigaste delarna i en packlista är följande:

• Datum och nummer för packlista: När den tillverkades och ett särskilt nummer för listan.
• Fraktuppgifter: Namn och adress på avsändare och mottagare samt information om vart sakerna ska skickas.
• Detaljer om föremål: En lista över alla föremål, där det står vad de är, hur många de är och hur tunga de är.
• Förpackningsinformation: Hur varorna är förpackade, t.ex. hur många förpackningar det finns, hur stora de är och vad som står på utsidan.

Korrekt upprättade handelsfakturor och packlistor är avgörande för att minimera risken för oväntade kostnader

Fel i dessa dokument kan orsaka förseningar och ekonomiska problem för både avsändare och mottagare av varor. Det är därför mycket viktigt att den kommersiella fakturan och packlistan är korrekta, eftersom de behövs för tullhandlingar. För att flytta varor in i och ut ur Europeiska unionen kräver man tullpapper.

Felaktigt pappersarbete kan leda till oväntade kostnader och problem som t.ex:

• Väntan vid gränsen (extra avgifter för lastbilens väntetid som ska betalas till fraktbolaget).
• Tullagring (extra lagringsavgifter om varorna inte kan frigöras; gratis lagringstid är begränsad).
• Fysisk inspektion av tullen (extra kostnader för ytterligare transport, lagring och ompackning).
• Försenad leveranstid (vilket leder till att mottagaren inte får varorna inom den utlovade tidsramen).

Ladda ner ditt utkast till kommersiell faktura och packlista här. Se till att kolla in de användbara noterna på det tredje bladet för värdefulla tips.

Ladda ner

På ETS Logistics vet vi hur viktigt det är att ha smidiga internationella frakt- och tullprocesser. Om du någonsin stöter på svårigheter eller behöver hjälp med frakt till/från Sverige finns vi här för dig. Vårt skickliga team är engagerat i att göra din fraktupplevelse stressfri, och vi delar gärna med oss av vår expertis för att se till att din globala logistikresa blir enkel.

Våra speditörer och andra experter hjälper dig med alla transportrelaterade frågor. Vi svarar på förfrågningar på vardagar från 9:00 till 17:00 på bara några minuter. Har du frågor? Kontakta oss eller beställ transport.