Maximera dina exportaffärer utanför EU med rätt leveransvillkor

Är målet för ditt företag att exportera varor utanför EU? Kanske har en potentiell utländsk kund, exempelvis från USA, Japan eller Kanada, kontaktat ditt företag och bett om en prisoffert inklusive frakt från Sverige till köparens land. Eftersom fraktkostnaden från Sverige till utlandet kan utgöra en betydande del av det totala priset för köparen, är det viktigt att använda bästa möjliga leveransvillkor för frakten. Detta hjälper till att undvika överprissättning som kan leda till ett misslyckat försäljningserbjudande.

Under åren har vi noterat att svenska exportörer ofta använder sig av olämpliga leveransvillkor (Incoterms) när de lämnar prisofferter till utländska kunder. Det är vanligt att exportörer överprissätter internationella sändningar. Varför? Företag med begränsad erfarenhet av export utanför Europa är vana vid termen “dörr till dörr”, eller DAP (delivered at place). Säljare och speditörer utan tidigare utlandserfarenhet antar ofta att “dörr till dörr” (DAP) även fungerar för utomeuropeiska marknader, men DAP är kanske inte det bästa valet för dessa destinationer.

Varför undviker 99% av svenska exportörer DAP för försäljning utanför EU?

99% av framgångsrika svenska exportörer undviker leveransvillkoret “dörr till dörr” (DAP) vid försäljning till utlandet. Incoterms som börjar med bokstaven D tenderar att leda till överprissättning och misslyckade försäljningserbjudanden, då den totala kostnaden (produkt + frakt) kan bli för hög för den utländska köparen. Istället använder de flesta exportörer leveransvillkor som börjar med bokstaven C. Detta minimerar risken för överprissättning och minskar säljarens ansvar.

Incoterms som börjar med bokstaven C innebär att säljaren (exportören) endast ansvarar för frakten fram till destinationslandets hamn, containerterminal eller flygplats – inte till köparens “dörr”.

I den här artikeln förklarar vi varför framgångsrika svenska exportörer föredrar detta tillvägagångssätt.

• Observera att vårt exempel i denna artikel fokuserar på USA, men samma principer gäller generellt för alla potentiella utomeuropeiska länder i Asien, Amerika, Oceanien och Afrika.
• Termerna ”delivery term” och ”incoterm” är synonymer. Båda betyder samma sak.

Vad påverkar den totala kostnaden för export utanför EU?

För en utländsk köpare består den totala kostnaden av:

1. Produktens pris;

2. Tullavgifter;

3. Fraktkostnad från avsändarens (säljarens) lager till köparens lager (slutdestination)

Denna artikel fokuserar på den tredje punkten – fraktkostnad till slutdestination. Leveransvillkoren är avgörande, eftersom fraktkostnaden kan vara en betydande del av produktens totala kostnad för köparen, särskilt för avlägsna destinationer som USA, Kina och Australien.

Varför är företag vana vid “dörr till dörr”-frakt (DAP)?

Exportörer och nystartade företag, vars tidigare erfarenhet av export är begränsad inom Europa, är vana vid termen ”dörr till dörr”-frakt (DAP – delivered at place). DAP innebär att säljaren organiserar och betalar för frakten fram till köparens lager i destinationslandet.

Ta till exempel ett svenskt företag som tillverkar elektriska maskiner i Norrköping och som säljer sina produkter till ett företag i Hamburg (Tyskland). Majoriteten av försäljningsavtalen inom Europa görs så att säljaren ansvarar för frakten fram till köparens ”dörr” (DAP). I vårt exempel beställer och betalar företaget i Norrköping (säljaren) frakten från sitt lager i lager i Norrköping till köparens lager i Hamburg (Tyskland). Alla parter är nöjda och samarbetet fungerar bra.

Vid frakt inom Europa är DAP (dörr-dörr) den mest använda frakttermen. Exakt som beskrivet ovan. I själva verket använder köpare och säljare i de flesta fall bara termen ”dörr till dörr” utan att veta att det i huvudsak betyder incoterm DAP.

Varför föredrar 99% av alla framgångsrika svenska exportörer leveransvillkor som börjar med bokstaven C istället för DAP vid försäljning till utlandet?

Låt oss ta ett annat exempel. Se nedan den mest typiska prisförfrågan som vi får från svenska företag för utlandstransporter. Observera att detta exempel handlar om USA, men samma punkt gäller för alla utomeuropeiska länder.

”Hej. Jag skulle vilja ha ett erbjudande för sjötransport. Råvara: metalldetaljer. 
Lastningsplats: 602 10 Norrköping, Sverige, 
Destination: College Station, TX 77845, USA.
Tack så mycket”

• I detta fall har troligtvis en potentiell amerikansk kund kontaktat denna svenska tillverkare i Norrköping och bett om en prisoffert med frakt utan att ange några några andra detaljer.
• Den person som skickat förfrågan till oss nämner inga leveransvillkor (incoterm). I 99% av fallen innebär det att avsändaren av detta e-postmeddelande kanske inte känner till begreppet incoterm (leveransvillkor) eller inte har någon tidigare erfarenhet av utlandsförsäljning.
• Med största sannolikhet är avsändaren av detta e-postmeddelande säljare eller speditör på detta företag i Norrköping. Troligen har hon/han googlat USA:s potentiella kunds hemsida och fick deras adress (College Station, TX 77845) därifrån. Därefter började han/hon skicka förfrågningar till svenska transportföretag för att ta reda på fraktkostnaden.
• Han/hon frågar efter den traditionella “dörr-till-dörr” – erbjudandet, utan att tydligt använda termen DAP. PS! Det här är precis vad 99% av alla framgångsrika svenska exportörer undviker.

Vikten av kommunikation mellan sälj- och logistikavdelningar för framgångsrik export

Observera – ofta är den person som skickar oss offerten för frakt inte samma person som pratar med den utländska köparen. I många företag är det en person som sköter försäljningen och en annan som sköter logistiken. Om en säljare får ett tips från en potentiell utländsk köpare ber han/hon oftast sin kollega på logistikavdelningen att kontrollera fraktkostnaden utan att ange några leveransvillkor (incoterms). Vår erfarenhet visar att även om den potentiella utländska köparen har bett om ett specifikt leveransvillkor tenderar säljarna att inte vidarebefordra denna information till den person som hanterar fraktofferter. Det här kan verka som oviktig information, men den kan avgöra om försäljningen blir framgångsrik eller inte.

Låt oss ta en närmare titt på varför DAP undviks:

Som sagt är DAP vanligtvis det sista valet på grund av det tunga ansvar och de extra kostnader och risker som det lägger på säljaren, särskilt i slutfasen av sändningen till destinationslandet.

• I skärmdumpen nedan är destinationen för det beskrivna citatet ovan markerad i USA med en röd punkt.
• Området inom den orangefärgade cirkeln (från containerhamnen i Houston till slutdestinationen) består av tiotals olika kostnader och risker.
• Vid DAP är den svenska säljaren ansvarig för alla möjliga åtgärder inom denna orangea cirkel i USA. Alla ytterligare kostnader och risker som kan uppstå inom denna orangea cirkeln är enbart den svenska säljarens ansvar.
• Vid leveransvillkor som börjar med bokstaven C är dock den svenska säljaren endast ansvarig fram till hamnen i Houston. Så alla kostnader och risker inom den orange cirkeln skulle vara den amerikanska köparens ansvar.

Vilka är kostnads- och riskelementen i den orangea cirkeln?

Låt oss återgå till samma exempel från USA. Nedan visas en skärmdump av de vanligaste villkoren som gäller för det område som är inringat i orange i USA. Vanligtvis är dessa villkor till alla fraktofferter som du får från speditionsföretag.
Låt oss vara ärliga – det är många okända termer som man inte brukar vara uppmärksam på. Men för amerikanska importörer är detta vanliga villkor som de är vana vid att hantera.

De flesta av dessa villkor är så kallade villkorsklausuler (”om det behövs” eller ”om det krävs”)

• De flesta av dessa kostnader beror på vad den amerikanska köparen gör eller inte gör.
• Om köparen i USA till exempel dröjer med att göra den nödvändiga importdeklarationen i tullen, utlöser det ytterligare avgifter för den svenska säljaren enligt DAP, till exempel demurrage- och kvarhållningsavgifter. Sådana avgifter kan uppgå till hundratals eller till och med tusentals dollar.

CFR och CIF: Smidigare kommunikation och mindre ansvar för säljaren

Hur orättvist det än kan tyckas måste alla sådana extra kostnader betalas av den svenska säljaren när det gäller DAP. Det tar också mycket tid. Med DAP går all kommunikation via den svenska säljaren. På grund av de olika tidszonerna mellan USA och Sverige är hela affären mycket stressig.

Men med ett leveransvillkor som CFR eller CIF tar köparen (inte säljaren) fullt ansvar för kostnader och risker inom det område som är markerat med orange. Det är köparens uppgift att täcka dessa kostnader. Detta innebär att om den utländska köparen är sen med att göra visst pappersarbete måste de själva hantera konsekvenserna, utan att lägga ansvaret på den svenska säljaren. Att välja leveransvillkor som börjar på C är ett smartare och mer rättvist alternativ jämfört med DAP.

Summering

99% av framgångsrika svenska exportörer använder leveransvillkor som börjar på bokstaven C för merförsäljning. Varför är det så?

• Billigare försäljningserbjudande. Fraktkostnaden för leveransvillkoret som börjar på bokstaven C är billigare än kostnaden för leveransvillkoret DAP.
• Mer överkomliga destinationskostnader för köparen. En köpare (i exemplet ovan en amerikansk köpare) med tidigare erfarenhet av att importera varor kommer med största sannolikhet att få amerikanska lokala tjänster (orange område) såsom inrikestransport från hamn/flygplats till slutdestination, terminalhanteringsavgift etc till en lägre kostnad än vad den svenska säljaren kan erbjuda via ett svenskt speditionsföretag.
• Vår erfarenhet visar att med leveransklausuler som börjar på bokstaven C blir det färre meningsskiljaktigheter i efterhand mellan säljare och köpare. Överföringen av ansvaret från säljare till köpare blir tydligare för båda parter.
• Minskad totalkostnad för säljaren (dig) om oväntade problem uppstår i destinationslandet (orange område).
  
  – Med ett leveransvillkor som börjar med bokstaven C ansvarar köparen för alla uppgifter och kostnader inom detta orange område.
  
  – Alla förväntade och oväntade händelser och kostnader i destinationslandet (extra tullkontroller, strejker etc.) är 100% köparens ansvar.
• Sparar tid för alla parter – det är lättare för köparen att hålla sig uppdaterad om händelser i sitt hemland, eftersom de befinner sig i samma tidszon som destinationen.

Vi rekommenderar

Tveka inte att fråga köparen om det är okej att använda ett leveransvillkor som börjar på ”C”, även om avtalet inte är avslutat. Många erfarna importörer, som i vårt exempel med den amerikanska köparen, föredrar ofta leveransvillkor som börjar på C eftersom de är bekanta med lokala procedurer. Om köparen går med på detta, be dem specificera vilken hamn eller terminal de föredrar, exempelvis CIF Houston.

Vissa exportörer oroar sig för att diskutera leveransvillkor kan verka påträngande, men det är tvärtom en möjlighet att visa professionalism och riskhanteringsförmåga. Om den person du talar med på köparsidan är osäker, be dem gärna rådfråga en kollega. Det är vanligt att personen du talar med inte har alla svar.

Om du tycker att det är svårt att kommunicera om leveransvillkor kan vi hjälpa till. Vi hanterar dagligen sådana samtal och kan ta över denna del. Din integritet är viktig för oss, och vi delar aldrig dina kontakter med tredje part. Vi tar inte betalt för den här tjänsten, utan gör det för att förtjäna ditt förtroende.

Ofta är den person som skickar oss fraktofferten inte samma person som pratar med den utländska köparen. I många företag ansvarar en person för försäljningen och en annan för logistiken. Vid inkommande leads delegeras ofta fraktpriskollen till en kollega utan att ange specifika leveransvillkor. Om du har denna roll, tveka inte att fråga säljkollegan om aktuella villkor. Detta steg stärker inte bara ditt erbjudande utan visar också på din professionalism gentemot kollegor och chefer.

Om du behöver ytterligare information eller hjälp med att ordna transport är du välkommen att kontakta oss. Vi finns här för att ge vägledning och stöd.

*Informationen på denna webbplats ska inte tolkas som juridisk, ekonomisk eller skattemässig rådgivning. Den utgör inte heller någon tjänst för att formalisera köp- och försäljningstransaktioner. Innan ett avtal om försäljning av varor ingås rekommenderas företag att bedöma alla konsekvenser noggrant. Det gäller ekonomiska, skatterelaterade och juridiska risker som beslutet kan medföra.

*Ägaren av denna webbplats frånsäger sig allt ansvar för innehållet och dess riktighet. Detta gäller information, åsikter, inlägg, kommentarer och annan information som presenteras här. Ägaren ansvarar heller inte för några konsekvenser som kan uppstå vid användning av informationen på webbplatsen.